Las Tecnologías de la Información y Comunicación como herramienta, a favor o en contra de las metas organizacionales por Jelen Gil

Participantes del Seminario de Tecnología

de la Información y Contabilidad

del Doctorado en Ciencias Contables ULA (2024)

 

Desde la mirada de los resultados las organizaciones pueden definirse como entes organizados y estructurados orientados al logro de metas; la introducción de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) a las metas y formas de organización de las empresas representan un reto para los lideres y gerentes contemporáneos, como es usual los cambios que sufre la sociedad afectan directamente las organizaciones (que forman parte de esta), las respuestas acertadas y la capacidad de adaptación, flexibilidad y tolerancia son fundamentales en la permanencia de la organización en el tiempo. La capacitación constante y la necesidad de ir un paso adelante del mercado y la competencia, obliga a las empresas a la flexibilización de procedimientos y modificaciones constantes de las estrategias, la gerencia contemporánea en este punto debe plantearse interrogantes relacionadas con la  decisión de que sistema o sistemas incorporar, el tipo información utilizar en el proceso de toma de decisiones, la forma en que la organización se comunica internamente y los medios en las que las estrategias y metas se comparten al equipo.

La información y las metas.

Un elemento que define el comportamiento de una organización en el mercado, es la información interna, que va desde los secretos empresariales (lanzamiento de nuevos productos, estrategias de mercadeo, alianzas comerciales o posición financiera), hasta los procedimientos básicos de operaciones y relaciones entre departamentos; la información es punto de inflexión en las organizaciones, la forma es que las metas y objetivos organizacionales se presentan y comunica al equipo determina el tiempo y la complejidad que experimente la organización en el logro de los objetivos planteados. La comunicación informal representa un obstáculo para la correcta comunicación de las metas y estrategias planteadas, el uso inadecuado de las TIC para comunicar los objetivos, así como el riesgo de la despersonalización con los operarios (quienes deben llevar a cabo la actividad final), son elementos a analizar por los lideres de grupo los medios y la forma en la que se comunica y se hace el seguimiento de las metas define el éxito de una estrategia. Aquí las TIC y su aplicación van a favor de la meta si son parte del proceso y en contra si se utilizan como el único medio de conexión entre la meta y el operario.

El tránsito de la información y la estructura organizacional. 

El diseño de la organización y la incorporación de las TIC al proceso productivo son elementos que influyen en el transito efectivo de la información dentro de la organización, así como la capacitación de los gerentes de los diferentes departamentos en la tecnología usada por la empresa, adicional a las innovaciones tecnológicas aplicadas al ramo al que pertenece y que la empresa esta obligada a adoptar rápidamente. En el caso de una mediana empresa con una estructura simple, la supervisión se realiza de forma directa y las decisiones de toda índole son tomadas por la cumbre estratégica que se apoya en un grupo reducido de lideres de unidad para la ejecución de los planes, en este escenario el tránsito de la información debe ser fluida y las decisiones van en una sola dirección, la responsabilidad de los gerentes se limita a comunicar y hacer seguimiento; sin embargo el uso inadecuado de las TIC para informar estrategias, sin incluir en la comunicación la motivación y la emotividad que debe acompañar a toda estrategia, un logro es emocionante, las emociones responden al tacto y a la cercanía, el uso exclusivo de las TIC en estos casos aleja significativamente a la empresa de sus objetivos.

La forma en la que se comunican las estrategias asume un puesto importante en el logro de las metas, los gerentes y lideres están obligados a no dejar solo en manos de la tecnología el informar y notificar, las reuniones de equipos, la lluvia de ideas, la incorporación de los diferentes puntos de vista de los operarios es decisivos, siempre que apunten a alcanzar la meta propuesta. Como determinar las fallas de comunicación y en qué puntos la tecnología va en detrimento de las metas, una forma simple de revisión puede suministrar estos datos:

Al informar al equipo la meta establecida, en individual se utilizan las siguientes interrogantes:

-          ¿Puede en una frase resumir la meta?

-          ¿Cuáles son las actividades asignadas a su cargo para alcanzar la meta?

-          ¿Cuál es el lapso establecido para alcanzar la meta?

Esta información básica y que necesariamente debe hacerse persona a persona determina el logro de los objetivos, la comunicación, la tecnología y la forma en la que se utiliza es un factor primordial.

Retos organizacionales y un camino.

La tecnología llego para quedarse y ofrece herramientas que facilitan el trabajo de evaluación, producción, planificación y control en las organizaciones, el adecuado uso de estas herramientas a demás de una constante actualización son elementos que le han permitido a empresas que podrían llamarse jóvenes a crecer exponencialmente en esta era digital. Para las empresas tradicionales queda el desafío de prestar atención a lo que las TIC tiene para ofrecer y adoptarlas. Los cambios en las TIC dentro de la organización requieren prestar atención a los aspectos relacionados con:

La preparación constante: que incluye desde el nivel operativo hasta la cumbre estratégica, cuidando siempre la especialización y funciones de cada cargo, los niveles de acceso a la información y la confidencialidad empresarial.

Análisis continuo de los sistemas: la posible necesidad de cambios y ajustes que respondan a la flexibilidad de producción de bienes o servicios a los que este sujeta la empresa.

Evitar la dependencia: absoluta en lo relacionado a la comunicación, la cercanía con los integrantes de la organización genera lazos de lealtad y sentido de pertenencia, aun cuando el personal pueda estar disperso, el contacto constante y directo con los equipos de trabajo es indispensable. 

Verificar la información: asegurarse de que la información llega de forma clara y entendible, que el trabajador se siente parte de la meta y sus emociones apuntan al logro de las mismas. Prestar atención a la operatividad y el camino que transita la empresa en todos sus niveles aplana el camino para el libre transito de las estrategias y metas empresariales.